Tenir son livre de police

Les négociants en automobile d’occasion ont l’obligation de posséder et de tenir un livre de police, électronique ou papier. Il doit être maintenu à jour à chaque transaction, afin de faire apparaître les entrées et sorties des véhicules d’occasion du parc automobile de votre garage.

Pourquoi tenir un livre de police ?

Le livre de police est une obligation, mais c’est également un moyen d’éviter le recel de véhicules d’occasion et les pièces détachées. Il est soumis à une réglementation très stricte, et doit être présenté à l’inspecteur à chaque contrôle. Si le livre de police est un cahier de police papier, il doit être paraphé par le commissaire de police ou le maire de la ville où se trouve le garage. Les données doivent être rédigées à l’encre indélébile et sans rature ni blanc. Le livre de police garage se conserve 5 ans.

Que doit contenir votre livre de police automobile ?

Les informations d’entrée du véhicule

L’identification du véhicule

Le livre de police doit contenir les informations relatives à l’identification du véhicule :
Le numéro de VO, appelé aussi numéro de police. Celui-ci doit être affecté à chaque véhicule de façon chronologique, par rapport à la date d’entrée au parc du véhicule
La date d’entrée du véhicule sur le parc, qui est différente de la date d’achat du véhicule

Description précise du véhicule

Cette description doit contenir :

marque
modèle
version
couleur
kilométrage
immatriculation
type mine et VIN (numéro de série)
pays d’origine du véhicule

Les informations du fournisseur

Le professionnel doit renseigner les coordonnées complètes de son entreprise et le numéro de SIRET. S’il s’agit d’un particulier, il doit également donner ses coordonnées et son numéro de pièce d’identité.

Le montant de l’achat

Le montant de l’achat doit être saisi, sans oublier le mode de règlement.

Les informations de sortie du véhicule d’occasion

Le véhicule d’occasion qui sort de votre garage doit également être entré dans le livre de police. Ces informations ne sont pas obligatoires, mais elles sont fortement conseillées afin de garder une cohérence et une transparence dans la gestion de vos véhicules. Il vous suffit simplement d’indiquer :

le client final, s’il s’agit d’un professionnel ou d’un particulier ainsi que ses coordonnées
date de sortie
la destination : vente, dépôt/vente, restitution
prix de vente
date de vente

Sous quelles formes le livre de police automobile peut-il être tenu ?

Votre livre de police peut être tenu de manière manuscrite ou informatique. logiciel VO performant et bien pensé, vous gagnez un temps considérable à digitaliser votre livre de police. Il est également plus clair et plus transparent en cas de contrôle, ce qui simplifie grandement les processus! Le livre de police digital, tenu par votre logiciel, est beaucoup plus pratique que le livre de police papier. Cela évite la ressaisie des véhicules, quand bien même il doit y avoir une séquence numérotée chronologique des véhicules et une identification claire par la numérotation des pages. Grâce à votre logiciel de gestion, votre livre de police peut être présenté à tout moment, sous format informatique PDF ou imprimé. Selon Légifrance, pensez cependant à faire une déclaration de votre logiciel à la CNIL en vertu de l’article 23 Loi 78-17 du 16 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. Dès réception, la CNIL vous enverra un mail ou un courrier dans lequel vous trouverez votre récipissé. Grâce à cela, vous pourrez commencer à remplir votre livre de police informatique. En résumé, si vous souhaitez gagner du temps, de l’énergie, de la clarté et de l’efficacité, optez pour un logiciel de gestion automobile qui vous aide au quotidien dans le remplissage et la tenue de votre livre de police automobile.