Comment fonctionne la carte carburant ?

Les entreprises utilisent la carte carburant pour faciliter l’achat de carburant de leurs collaborateurs et permettre la rationalisation de la consommation générale de la flotte. Indispensable pour les entreprises de transport, elle est utile pour les collaborateurs en déplacement fréquent. Zoom sur la carte carburant, un outil de première nécessité au quotidien.

Une carte carburant, c’est quoi ?

Pour régler les frais de carburant lors d’un déplacement, l’employeur offre une carte carburant au collaborateur. Comme une carte de crédit, il faut juste l’insérer dans la machine de paiement, saisir le code PIN, et le tour est joué, la facture réglée. Avec cet outil simple et pratique, le collaborateur même en déplacement n’a pas besoin d’avancer les frais, car la facture est débitée sur le compte de l’employeur. Ce dernier peut aussi en utiliser une pour lui-même.

Deux modalités de paiement sont proposées : les cartes prépayées ou post payées. L’employeur peut accéder aux transactions effectuées par ses collaborateurs en temps réel, via l’application internet. Celle-ci fait état d’une facture mensuelle et d’un récapitulatif de tous les paiements effectués. À l’aide de la carte carburant, les notes de frais sont gérées plus facilement et simplement. Idem pour la récupération de la TVA étant donné qu’un récapitulatif spécifique est accessible dans l’application. De plus, elle permet d’obtenir des remises sur les prix d’achat.

Le fonctionnement de la carte carburant

Première étape, la signature d’une convention entre l’employeur et le réseau de distributeurs. Ce dernier doit offrir une couverture de la zone de déplacements requise par l’activité. Des options et des restrictions d’utilisation peuvent être proposées pour que la carte carburant réponde aux besoins spécifiques de l’entreprise.

Chaque carte dispose d’un numéro d’identification unique qui permet le suivi d’utilisation. Une carte peut être assignée à un véhicule spécifique, et pour assurer le contrôle d’utilisation professionnelle, le collaborateur doit parfois saisir l’immatriculation du véhicule et son kilométrage.

L’utilisation de la carte carburant et ses limites

Il se peut que les achats soient limités à un seul type de carburant. Il ne sera donc pas possible de se procurer du sans plomb s’il s’agit d’un véhicule qui consomme du diesel. Autre exemple de limite, si le collaborateur ne travaille pas les week-ends, l’utilisation de la carte carburante sera limitée aux jours ouvrés.

Certaines cartes sont multi enseignes, d’autres ne permettent d’acheter du carburant qu’auprès d’une enseigne spécifique. L’employeur a la possibilité de limiter l’utilisation de la carte à des zones géographiques particulières.

Quels autres services peut-on acheter avec une carte carburant ?

Lavage de véhicule, l’air pour les pneus, ou encore l’aspirateur, vous pouvez acheter des services autres que le carburant en fonction des options que vous choisissez et de votre activité.

Ces services assurent un entretien optimal de la flotte par vos collaborateurs. Autres services, le paiement des péages, l’achat de consommables dans les boutiques distributrices, le paiement des parkings partenaires et parfois même l’achat de nourriture dans les grandes surfaces affiliées.

Un avantage à double tranchant

La carte carburant est avantageuse aussi bien pour l’employeur que pour ses collaborateurs. Abordable, elle simplifie les processus administratifs et permet d’obtenir un suivi précis de la consommation en carburant des collaborateurs. La carte carburant est un outil indispensable pour rationaliser et gérer les dépenses. Cet outil a toutes les raisons d’être intégré dans la stratégie financière de l’entreprise.

Finies les longues notes de frais et les piles de factures pour justifier les dépenses. Le collaborateur peut se déplacer en toute sérénité, et n’a plus besoin d’avancer les frais de déplacement. Cela représente un avantage sûr pour le collaborateur.