Factures : quelles sont vos obligations ?
La facture n’est valable que si elle contient certaines mentions obligatoires. Dans le cas contraire, celui qui l’a délivré peut être frappé d’amende. En fonction de la vente conclue, ce document vous lie par certaines règles et obligations.
Définition d’une facture
La facture est un document qui sert à prouver une opération commerciale. Il est surtout pris en considération sur le plan juridique.
En plus de matérialiser toute démarche financière, la facture constitue une pièce comptable. Elle sert aussi de preuve inhérente à la collecte et la déduction de la TVA sur le prix d’achat.
Un document obligatoire dans une transaction financière entre professionnels
Lorsque deux professionnels concluent une vente, chacun doit avoir sa propre facture. Le document est édité en deux exemplaires et remis lors de la livraison de la marchandise ou à la fin de l’exécution d’un service. L’acheteur doit exiger sa facture au vendeur.
Il arrive que la facturation se fasse dans le cadre d’une vente entre un professionnel et un particulier. Le cas échéant, la délivrance d’une facture n’est exigée que dans les situations suivantes :
- Lorsque le client réclame sa facture;
- Lorsque la vente a eu lieu à distance ;
- Lorsque les livraisons intracommunautaires sont exonérées de TVA.
Dans d’autres situations, la remise d’un simple ticket de caisse suffit pour boucler une vente.
Il existe des règles qui régissent l’émission de factures dans le cadre des ventes en ligne. Un délai de rétractation, des modalités d’application et des garanties légales sont mentionnés dans la facture.
Dans le cas d’une prestation de services effectuée pour un particulier, il faut fournir une facture lorsque :
- Le coût du service est de 25 euros TTC minimum ;
- Le client demande une facture ;
- Des travaux immobiliers sont en cause.
La facture est établie en double exemplaire : le client en reçoit l’original. On y retrouve généralement les mentions qui suivent :
- La date d’émission de la facture ;
- Les informations concernant l’entreprise (raison sociale, siège, n° Siren…) ;
- Le nom du client ;
- Les informations concernant l’exécution de la prestation (date, lieu, nature de la prestation) ;
- Le décompte détaillé des prestations effectuées ;
- Le total du montant à payer.
La facturation est obligatoire dans certains domaines d’activités.
Elle concerne notamment les secteurs suivants : l’hôtellerie et la restauration, la location meublée, la construction de bâtiments, la vente d’équipements de maison, les dépannages par un garage, les services de déménagement, la copropriété, la comptabilité, les prestations sanitaires, les auto-écoles et les prestations topographiques.
Lorsqu’un professionnel est assujetti à la TVA et dispose d’un logiciel de caisse pour ses activités, son logiciel de caisse doit avoir un certificat de conformité délivré par son éditeur. Un organisme accrédité est aussi en mesure de délivrer une telle certification de conformité. Cette obligation est valable pour les systèmes de caisses permettant d’enregistrer des paiements dus aux ventes et aux prestations de services réalisées.
Si le logiciel de caisse n’a pas obtenu de certificat de conformité, l’utilisateur peut être soumis au paiement d’une amende de 7 500 €. Dès lors que cette non-conformité est constatée par les autorités compétentes, il est obligé de mettre son logiciel ( de gestion d’atelier par exemple) en conformité dans les 60 jours suivants l’amende.
Les mentions qui figurent obligatoirement sur une facture
La facture ne peut être valable que si elle contient certaines mentions, sous peine de payer une amende. Ces mentions sont notamment :
- Le numéro de la facture : il s’agit d’un numéro unique qui marque la chronologie des factures fournies par le prestataire et qui distingue celle-ci des autres factures ;
- La date d’émission de la facture ;
- Les informations concernant le vendeur et l’acheteur (numéro Siren, dénomination sociale, adresse…) ;
- L’adresse où la facturation a été faite ;
- Le numéro que porte le bon de commande ;
- Le numéro individuel d’identification de TVA appartenant au vendeur ou au prestataire ou celui du représentant fiscal pour les entreprises basées en dehors de l’Union européenne ;
- La date à laquelle la prestation de services ou la vente a été conclue ;
- La description des produits ou services consommés (nature et quantité) ;
- Le coût des services ou produits par unité HT : le total est calculé hors taxes. La valeur des taxes à payer est indiquée dans la facture. Pour toute TVA due, la facture mentionne l’article du code général des impôts qui prévoit l’exonération de TVA. Cette mention peut s’apparenter à la suivante pour les TPE : « Franchise de TVA, art. 293B du CGI ».
- Les réductions sur les achats effectués s’il y en a (les opérations d’escompte et les réductions différées ne comptent pas) ;
- La date du règlement de la facture : n’oublions pas les conditions d’escompte applicables si le paiement s’effectue à une date antérieure à celle prévue dans les conditions générales de vente. La facture doit aussi mentionner les éventuelles pénalités et les indemnités exigibles en cas de retard de paiement.
Si le cas se présente :
- Pour une entreprise individuelle, la facture doit comporter la dénomination utilisée pour exercer son activité professionnelle, le nom de son dirigeant et la mention « entreprise individuelle » ou « EI » ;
- Pour un artisan du bâtiment qui doit souscrire à une assurance décennale, la facture mentionne obligatoirement les références de son contrat, les informations concernant son assuré et son garant et la couverture géographique de son contrat et de sa garantie ;
- Pour une association agréée ou un centre de gestion agréé, la mention « Acceptant le règlement des sommes dues par chèque en qualité de membre » est obligatoire sur la facture ;
- La mention « gérant mandataire » ou « locataire-gérant » ;
- La mention « franchisé » ;
- La mention « titulaire d’une Cape (Contrat d’appui au projet d’entreprise) suivie de la raison sociale, le siège social et le numéro d’identification de l’entreprise, ainsi que la date d’échéance du contrat ;
Si l’entreprise ne pose pas l’une de ces mentions obligatoires sur sa facture, elle risque :
- Le paiement d’une amende de 15 € par mention manquante ou erronée sur la facture. Le plafond de l’amende est de ¼ du montant de la facture ;
- Le paiement d’une amende administrative allant jusqu’à 75 000 € pour les particuliers et 375 000 € pour les professionnels. Cette amende risque d’être doublée faute de facturation, de factures fictives et de factures de complaisance.
Notez que la facture pro forma n’a pas de valeur juridique et comptable. Il s’agit juste d’un document provisoire qui atteste de l’existence de la conclusion d’un contrat d’achat. Dans la plupart des cas, c’est l’acheteur qui réclame ce type de pièce. La facture définitive est la seule pièce pouvant témoigner de l’achat ou la vente d’un produit ou d’un service.
La loi prévoit le délai de paiement de factures entre professionnels à 30 jours après l’exécution des services ou de la réception des marchandises. Les parties sont libres d’établir un délai de paiement plus long, sans que celui-ci ne dépasse les 60 jours à partir de la date de facturation.
Combien de temps conserver ses factures ?
Compte tenu de leur valeur comptable, les factures doivent être conservées 10 ans après leur délivrance. La version papier et la version électronique sont toutes les deux valables. Notons que depuis le 30 mars 2017, toute facture et pièce justificative en format papier peuvent être conservées sur un support informatique, du moment que celui qui les détient peut garantir leur reproduction à l’identique (article A102 B-2 du livre des procédures fiscales).
Factures délivrées en format électronique
La transmission des factures par voie électronique a été rendue obligatoire pour les marchés publics (décret n°2016-1478 du 2 novembre 2016). Cette obligation a été mise en vigueur depuis le 1er janvier 2020.
La facturation électronique est une technique qui s’est globalisée au fil du temps. Une telle mesure s’accompagne toutefois d’une obligation d’effectuer un e-reporting à l’administration fiscale en vue de transmettre les données.
Qu’en est-il de la facture d’avoir ?
L’avoir se définit comme le montant qu’un fournisseur ou un vendeur doit à son client dans les cas suivants :
- La facture a été retournée au vendeur ou au fournisseur pour certaines raisons (retour de marchandises par exemple) ;
- Des erreurs ont été notées sur la facture (trop perçu par exemple) ;
- Des réductions ou des remises ont été accordées à l’acheteur suite à un événement quelconque (geste commercial dans la plupart des cas) :
- Le client bénéficie d’un escompte, car il a payé par anticipation.
Lorsque l’un de ces cas se produit, le fournisseur ou le vendeur remet à son client une facture d’avoir et en garde plusieurs exemplaires. Ce type de facture contient notamment :
La mention “avoir” ;
Les références de la facture d’origine ;
Le montant HT de la remise octroyée au client ;
La valeur de la TVA inhérente au prix d’achat.